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Aktenarchivierung

Aktenarchivierung

Welche Vorteile bringen unser Datenmanagement, Archivsystem und EDV-Lösung Ihnen?

  • Einsparung wertvoller Büro- und Lagerfläche.
  • Keine Kosten für einen Neu- bzw. Umbau des Archivs.
  • Reduzierung des Verwaltungsaufwands und Einsparung von Personalkosten.
  • Umwandlung von Personal- in Sachkosten.
  • Senkung der Mietkosten durch Freisetzung von Räumlichkeiten und deren Nutzung von anderen Projekten.
  • Permanente Überwachung und Verwaltung des Archivgutes. Schneller Zugriff auf Ihre Akten
  • Hohes Datensicherheitssystem.
  • Optimale Transparenz.
  • Kontrolle der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
  • Bestandserhaltung und Pflege
  • Aussonderung und Vernichtung der Altakten.

Was passiert mit Ihren Akten bei uns?

  • Zunächst werden wir uns mit Ihnen zusammensetzen, damit wir Ihre Wünsche und Vorstellungen genau kennen und eine individuelle Lösung anbieten können
  • Die manuelle Aufnahme und Verpackung der Bestände kann uns gemäß Ihren Angaben vorgenommen werden. Je nach Wunsch können die Akten auch direkt von Ihnen verpackt und manuell erfaßt werden. Die für die Verpackung vorgesehenen Archivkartons sind säurearm und äußerst stabil. Sie gewährleisten die äußerlich absolut anonyme Aufbewahrung.
  • Das für den Transport eingesetzte Fahrzeug ist mit geschlossenem Kofferaufbau und Zollverschluß ausgestattet.
  • Der Aktentransport wird zusätzlich von dem Datenschutzbeauftragten betreut und mit einem Übernahme-/Übergabeprotokoll festgehalten..
  • Nach Anlieferung Ihrer Akten werden die Angaben der manuellen Erfassung in unser EDV-Archivprogramm übernommen. Jede Bewegung der Akten wird ab diesem Zeitpunkt im EDV-System festgehalten.
  • Nach der vollzogenen Archivierung erhalten Sie ein Verzeichnis über das eingelagerte Archivgut, einen Index für die Aufbewahrungsfristen und eine Übersichtsliste der Dokumenten-Codenummern
  • Auf Ihre Anforderung hin kann das Archivgut kurzfristig zugestellt werden
  • Eine Dokumentenübermittlung per Fax oder E-Mail ist ebenfalls möglich.
  • Zum Jahreswechsel erhalten Sie kostenlos eine Liste der Akten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. In Abstimmung mit Ihnen wird nach den Bestimmungen des BDSG das jeweilige Archivgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet.
  • Über die Aktenvernichtung wird ein Vernichtungsprotokoll erstellt.
  • Im Falle einer erforderlichen Endarchivierung wird nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Archivbestand von Metallteilen, Kunststoffen und anderen Bestandteilen, die den Verfall des Papiers beschleunigen, befreit. Mit der Kennzeichnung “Endarchivierung” wird die Verwahrung fortgesetzt..

Wie können wir Ihnen helfen?

* Bitte nicht vergessen!